基金会档案管理制度

上海外国语大学附属外国语学校教育发展基金会档案管理制度

（试行）

第一条

为了加强教育发展基金会（以下简称“基金会”）的档案管理，规范文档整理、保管工作，特制定本工作制度。

第二条

档案材料包括两大类。第一大类为文件材料，第二大类为声像影音材料。

第三条

文件材料主要分为四类，第一类为登记材料，即基金会申请成立登记、变更登记、注销登记过程中所形成的文字材料；第二类为年度检查材料，包括上级主管部门及登记管理机关要求报送的年检材料；第三类为会计材料，包括基金会会计核算和财务管理的材料，如会计账册、报表、审计报告等；第四类为基金会日常管理材料，包括基金会理事会议材料、公文、函件、法律协议文本、捐赠目录等基金管理方面的材料。

第四条

第二大类为声像影音资料，按类型分为照片、录音、录像等。

第五条

基金会办公室由专人做好平时材料的收集工作，随时将办理完毕的材料分类存放。文件材料按重要程度或时间顺序排列，声像影音材料按类型和时间顺序存放。

第六条

对收集整理好的文件材料，要按照统一格式填写文件目录。文件目录放在文件材料的首页，装订成册。声像影音材料按类型和时间顺序填写声像影音材料目录。

第七条

所有案卷整理编号，建立案卷，并填写案卷目录。案卷检查核实后，经办人在案卷目录上签字。

第八条

归档材料建档后，及时存档。注重随时整理归档，随时补充新的内容，以保证基金会档案的齐全完整，准确无误。

第九条

本制度由上海外国语大学附属外国语学校教育发展基金会负责解释和修订。

第十条

本制度经2022年1月理事会审议通过后执行。